Responsable évènementiel et centre de séminaire

MISSION ET FONCTIONS

Sous la responsabilité de la Direction de la Communication, le Responsable Evènementiel et centre de séminaire aura en charge les missions suivantes :

Assurer l’optimisation et la structuration du centre de séminaire, des prestations évènementielles et de l’accueil :

Analyser les process, outils et modes de fonctionnement propres à la gestion évènementielle du Centre de séminaire de l’institut et poursuivre les travaux de réflexion collective initiés afin de proposer des recommandations et des axes d’amélioration et d’optimisation de gestion.

Optimiser les indicateurs existants, quantitatifs et qualitatifs et construire une analyse structurée d’aide à la décision.

Optimiser les process et la digitalisation de réservation clients internes et externes, la mise en place de prestation régisseur et technique, l’accueil des évènements, la gestion opérationnelle centralisée et partagée (continuité de services), la relation clients et prospects

Interagir avec les équipes intervenant dans la gestion du centre de séminaire et des prestations évènementielles.

Conduire, en coordination avec la direction des ressources humaines et la direction de la communication, une réflexion sur les missions auxquelles les hôtesses d’accueil pourraient contribuer en soutien des services support et au bénéfice d’une amélioration de la fluidité des échanges et de la circulation de l’information.

Assurer l’exploitation évènementiel du centre de séminaire  :

Recueil des besoins des clients (externes / internes)

Pilotage de la planification des réservations en lien avec la Direction

Gestion de la relation clients : visites, facturation, mise en relation avec les prestataires référencés (traiteurs, régisseurs, traducteurs…)

Coordination des événements en lien avec les différents services internes (direction générale, DIVA, Développement et philanthropie, notamment) et externes:

Pilotage de la réunion de suivi hebdomadaire des évènements et de leur organisation

Coordination, mise à disposition du matériel (micros, ordinateur, etc) et externalisation de la gestion des équipements à mettre en œuvre selon un calendrier à définir,

Coordination des livraisons et installation sur place la veille ou le jour J (traiteur et régisseur)

Coordination de l’évènement en lien avec le service d’accueil d’Imagine et les services intérieurs

Suivi des prestations d’agents de sécurité,

Organisation des visites du Centre de séminaire avec les clients : planifier les réunions et visites sur place, planifier des tests et installation

Garantie du bon déroulement des évènements et notamment des états des lieux d’entrée et sortie.

Participation à l’organisation des séminaires internes en lien avec l’assistante de direction générale et le service communication

Pilotage des indicateurs de remplissage, de gestion et de rentabilité.

·        Evènementiel :

Responsable de l’évènementiel et de l’hospitalerie de l’Institut Imagine, chargé de la gestion (suivi, exploitation, facturation)

Gestion des prestataires et des intervenants

Suivi des Appels d’Offres

Suivi des budgets

En lien avec l’assistante de la direction générale, préparer les séances du conseil d’administration et du conseil scientifique international,

En lien avec la Direction Développement & Philanthropie, contribuer au support, à l’organisation et au pilotage d’évènements majeurs de l’institut (ex : Heroes, …)

En lien avec la Responsable des programmes Education et Société, identification et co-pilotage stratégique des évènements à enjeux sociétaux majeurs pour l’institut

Management

Coordination et encadrement des recrutements au sein de l’équipe /

Assurer le management de l’équipe intervenant en support de l’activité centre de séminaire.